Dataadministration

Generelt

Forskningsdata – forstået som det materiale (i bred forstand), som indgår i forskning – giver anledning til mange juridiske og forskningsetiske spørgsmål og problemstillinger. Nogle af disse spørgsmål er omtalt i andre artikler her på Forskerportalen:

• Forskning, der omfatter personoplysninger (GDPR)
• Registerforskning
• Dyreforsøg
• Det videnskabsetisk komitésystem

Et mere grundlæggende spørgsmål er, hvilke krav der kan stilles til administration af forskningsdata, når det gælder indsamling og/eller tilvejebringelse af data, opbevaring og behandling af data som led i den aktuelle forskning, samt efterfølgende håndtering af data (sletning/destruktion eller fortsat opbevaring). Disse spørgsmål har afgørende betydning for at sikre forskningens integritet og udgør herved et væsentligt element i god videnskabelig praksis.

I de senere år er der kommet øget fokus på disse spørgsmål både i Danmark og internationalt. I februar 2014 nedsatte Rektorkollegiet, Danish e-Infrastructure Cooperation (DeIC) og Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF) en “Styregruppen for national data management”, som fik til opgave at udarbejde en national strategi for håndtering af forskningsdata. Denne strategi blev offentliggjort den 30. januar 2015, se National strategi for forskningsdata management 2015-2018.

Der er desuden etableret et Nationalt forum for forskningsdata management. Dette forum har til formål “at fremme fag- og forskernære initiativer indenfor forskningsdatamanagement i universitetsregi, og koble dem i et nationalt og internationalt samarbejde med fokus på:

• Tværgående videndeling
• Tværgående projekter, hvor disse kan lette og kvalificere arbejdet
• Tværgående infrastrukturer, hvor de efterspørges og kan etableres bæredygtigt”

Nærmere information om de forskellige initiativer og den internationale udvikling findes hos DeIC.

Ansvarsområder

I Den danske kodeks for integritet i forskning (2014) fastlægges følgende overordnede ansvarsområder (side 9):

“i. Primært materiale og data skal gemmes, opbevares og administreres i en klar og præcis form, som gør det muligt at evaluere resultatet, følge procedurerne og – når det er relevant og muligt– reproducere forskningen. Det bør altid fastlægges ud fra den alment anerkendte praksis for det specifikke forskningsområde, i hvilket omfang primært materiale og data gemmes, og den anbefalede periode, det gemmes i. Data bør imidlertid generelt opbevares i en periode på mindst fem år fra offentliggørelsesdatoen.

ii. Dataoptegnelserne bør muliggøre identifikation af de personer, der har udført forskningen, og de personer eller institutioner, der har ansvaret for det primære materiale, data og forskningsresultater. Dataoptegnelserne bør indeholde en præcis og sporbar reference til kilden. Enhver ændring af det opbevarede primære materiale eller data skal registreres på en sådan måde, at tydelig identifikation af de foretagne ændringer er mulig.”

Politik for opbevaring af forskningsdata

Ifølge den danske kodeks for integritet i forskningen (2014) bør forskningsinstitutionerne have en politik for opbevaring af forskningsdata.

Københavns Universitet har den 1. juli 2014 fastsat en (meget overordnet) “politik for forskningsdata”. Det fremgår blandt andet heraf, at det er den enkelte forskers ansvar at opbevare forskningsdata, som danner grundlag for den pågældendes forskning, og at opbevaringsperioden for forskningsdata er minimum 5 år, medmindre andet følger af lovgivningen.

• Se også White Paper on dealing with research data – developing a roadmap (Københavns Universitet, SCIENCE, 2014)

Aarhus Universitet har fastsat en Politik for forskningsintegritet, forskningsfrihed og ansvarlig forskningspraksis, der bl.a. indeholder følgende afsnit om datahåndtering:

“Håndtering og opbevaring af forskningsdata skal inden for alle fagområder gennemføres i henhold til gældende regler, så der sikres transparent og troværdig forskning.

For forskning udført ved Aarhus Universitet:

• Bør generering og brug af forskningsdata planlægges omhyggeligt, når et nyt forskningsprojekt påbegyndes.
• Skal alt primært materiale (f.eks. biologisk materiale, noter, interviews, tekster og litteratur, digitale rådata, registreringer, osv.) og data (detaljerede optegnelser over det primære materiale, som udgør grundlaget for den analyse, der fører til resultaterne) opbevares sikkert og hensigtsmæssigt på Aarhus Universitet, der stiller servere, arkiver og lignende til rådighed.
• Skal alle forsøgsprotokoller, planer og strategier for forsøg/undersøgelse, noter, laboratoriebøger, data og primært materiale opbevares i en periode på mindst 5 år efter offentliggørelsen eller afslutningen af projektet, med mindre det er i konflikt med fagstandarder og lovgivningen i øvrigt. Der skal være åben adgang til materiale, der ligger til grund for publikationer (Fair-principperne), medmindre dette er i konflikt med kontraktlige forpligtelser og/eller andre retlige regler om f.eks. etik, fortrolighed eller beskyttelse af personlige oplysninger eller immaterielle rettigheder.
• ilhører alt primært forskningsmateriale og data fra forskning principielt Aarhus Universitet og kan kun deles med eller anvendes af tredjemand eller tidligere ansatte uden for Aarhus Universitet efter skriftlig aftale med institutleder, medmindre andet har særlig hjemmel i lovgivning og/eller aftale.
• Skal forskningsdata og andet primært forskningsmateriale fra Aarhus Universitet bortskaffes på en betryggende og sikker måde under iagttagelse af eventuelle etiske overvejelser og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Aarhus Universitet har udarbejdet en forskrift for opbevaring og håndtering af forskningsdata.“

Der kan i øvrigt henvises til Aarhus Universitets hjemmeside om research data management.

Opbevaringsfaciliteter

Ifølge Den danske kodeks for integritet i forskning er forskningsinstitutionerne ansvarlige for at have sikre dataopbevaringsfaciliteter, der er i overensstemmelse med gældende krav om fortrolighed samt andre relevante bestemmelser og retningslinjer, herunder GDPR-reglerne. De danske forskningsinstitutioner har derfor fastsat nærmere interne retningslinjer for opbevaring af forskningsdata. Se fx denne oversigt over de faciliteter, som Aarhus Universitet stiller til rådighed. 
 

Rettigheder til forskningsdata

Mange steder oplever man et behov for at forsyne de ovennævnte politikker om opbevaring af forskningsdata med regler om, hvem der har juridiske rettigheder til primært materiale og/eller forskningsdata. På den måde kan man bl.a. foregribe de problemer, der kan opstå i forskningssamarbejder, herunder når forskere forlader forskningsprojekter før tid. Det kan her bl.a. være relevant at få afklaret, i hvilket omfang de forskellige forskere i projekterne må få en kopi af de primære materialer og data, der er indsamlet, og i hvilket omfang de må arbejde videre med dem.

I visse data management-politikker forsøger man sig med formuleringer såsom at ”alle former for forskningsdata er universitetets ejendom” o.l. Den slags formuleringer er imidlertid uhensigtsmæssige efter UBVAs opfattelse. Sagen er nemlig, at rettigheder til forskningsdata er meget komplicerede at håndtere juridisk. Og de rettigheder, der evt. kan komme i spil, følger af forskellige juridiske regelsæt med forskellige retsvirkninger.

UBVA har udarbejdet anbefalinger om, hvordan data management-politikker skal regulere rettigheder til primært materiale og forskningsdata. Anbefalingerne slutter med et konkret forslag til bestemmelser, som kan indføjes i politikkerne.

Se anbefalingerne her (dansk version) og her (engelsk version).

Danske modelaftaler for forskningssamarbejde

Se artiklen Aftaler om forskningssamarbejde.

Offentlig adgang til forskningsdata (open access, open data, open science m.v.)

Ifølge den danske kodeks for integritet i forskningen (2014) bør danske institutioner give adgang til opbevaret primært materiale og data, undtagen “når dette strider mod kontraktlige og/eller juridiske forpligtelser eller gældende bestemmelser, f.eks. om etik, fortrolighed eller beskyttelse af personlige oplysninger eller intellektuelle ejendomsrettigheder”. Disse undtagelser viser, at der er tale om et ganske komplekst område.

Se artiklerne om open science og open access og ophavsret.

Aflevering af forskningsdata til Rigsarkivet

Rigsarkivet tager i visse tilfælde imod forskningsdata fra både private og offentlige forskningsprojekter. Der arbejdes for tiden på at revidere reglerne herom, og der henvises derfor til Rigsarkivets hjemmeside.