Forlagsaftaler (aftaler om publicering)

Forskeres videnskabelige værker – bøger, antologier, artikler m.v. – udgives normalt på et forlag. Da videnskabelige værker normalt er beskyttet af ophavsret, kan en sådan publicering kun ske med samtykke fra den eller de personer (ophavsmænd), der gennem en personlig skabende indsats (originalitet) har frembragt værket. Se Forskerportalens artikel om forfatterskab. I forbindelse med publicering af videnskabelige værker indgås der derfor normalt altid en forlagsaftale  (aftale om publicering) mellem forlaget og forskerne (ophavsmændene) til det videnskabelige værk.

En forlagsaftale har til formål at fastlægge de rettigheder og forpligtelser, som forlaget og forskerne (ophavsmændene) påtager sig over for hinanden i forbindelse med publicering af værket.  En forlagsaftale bør altid overvejes nøje, og det vil ofte være hensigtsmæssigt at søge rådgivning om, hvordan forlagsaftalen bør se ud i det enkelte tilfælde.

Nedenfor følger en generel omtale af forlagsaftaler vedrørende forskningspublikationer. Om forlagsaftaler kan i øvrigt især henvises til følgende ressourcer:

Forskellige typer af forlagsaftaler

Der stilles ikke særlige formkrav til, hvordan en forlagsaftale skal indgås. Forlagsaftalen kan være et dokument, der benævnes “publishing agreement”, “consent to publish” m.v., som forfatterne anmodes om at underskrive og returnere til forlaget. Sådanne egentlige forlagsaftaler vil ofte indeholde en nøje regulering af parternes rettigheder og forpligtelser vedrørende udgivelse af den pågældende forskningspublikation.

Forlagsaftalen kan også følge af vilkår for indsendelse og publicering af manuskripter, som fremgår af forlagets (tidsskriftets) hjemmeside. Normalt må det antages, at forskere forventes at kende og acceptere sådanne almindeligt tilgængelige vilkår, når de vælger at indsende deres manuskript til det pågældende tidsskrift.

Hvis der ikke foreligger en særskilt aftaletekst eller almindelige vilkår for publicering på fx forlagets hjemmeside, må forlagsaftalens nærmere indhold udledes af parternes drøftelser om publicering af værket, eventuelt suppleret af de typeforudsætninger, som forskere og forlag har ved publicering af sådanne værker.

Modelaftaler

De fleste forlag har udarbejdet egne aftaler for udgivelse, som ikke altid er hensigtsmæssige set fra forskerens synsvinkel. Sådanne aftaler bør ikke uden videre accepteres, især ikke hvis de indeholder klart urimelige eller uhensigtsmæssige bestemmelser som fx dem, der omtales nærmere nedenfor. Ved vurdering af rimeligheden af sådanne aftaler kan det være hensigtsmæssigt at sammenligne forlagets forslag til aftale med de modelaftaler, som findes på området.

I Danmark har Udvalget til Beskyttelse af Videnskabeligt Arbejde (UBVA), Forlæggerforeningen og Dansk Forfatterforening i 2010 udarbejdet en modelaftale for udgivelse af videnskabelige eller populærvidenskabelige værker. Aftalen – som nedenfor betegnes UBVA-aftalen (2010) – kan downloades her.

Denne aftale erstatter en tidligere aftalt tiltrådt af Forlæggerforeningen og UBVA i 1998. Til denne gamle aftale findes også en vejledning, der handler om, hvordan man skal forstå aftalens enkelte bestemmelser. Den gamle aftale og vejledning kan downloades her.

UBVA har desuden udarbejdet et forslag til, hvad der skal stå i aftaler indgået mellem forskere og tidsskriftsforlag, så forskeren bl.a. bevarer retten til at lægge artiklen ud på nettet, efter den er trykt. Til aftalen knytter sig en lille artikel om, hvem der har ophavsretten til videnskabelige artikler. Aftalen kan downloades her.

Som allerede nævnt er det generelt en god idé at søge juridisk rådgivning om indgåelse af forlagsaftaler.

Forlagsaftalernes indhold

Nedenfor omtales hovedelementerne i forlagsaftaler vedrørende forskningspublikationer.

Overdragelse af ophavsret

Forskerne har ophavsret til deres forskningspublikation (værket). Forlagsaftalens primære formål er, at forskerne skal overdrage denne ophavsret helt eller delvist til forlaget, således at forlaget lovligt kan udgive (publicere) værket.

Der er store forskelle på, hvor meget af forskernes ophavsret, som forlag kræver overdraget. Nogle forlag stiller herved krav om, at forskerne overdrager deres ophavsret fuldstændigt (i det omfang, dette er muligt) til forlaget, mens andre forlag mere præcist angiver, hvilken del af ophavsretten, der overdrages til forlaget (fx mht. udgivelsesform, udgivelsesområde, udgivelsens sprog m.v.).

Generelt må det anbefales, at forskerne kun overdrager så meget af deres ophavsret, som forlaget med rimelighed har brug for, og at overdragelsen ikke omfatter retten til fremtidige og p.t. ukendte udnyttelsesformer.

Som udgangspunkt indebærer forlagsaftalen en eksklusiv overdragelse af ophavsretten til at udgive værket. Se fx UBVA-aftalen (2010), §§ 3-7.

Dette kan få væsentlig betydning for forskerne fremover på blandt andet følgende måder:

  1. Forskerne fraskriver sig herved som udgangspunkt en ret til at publicere det videnskabelige værk i open access eller anvende materialet til andre formål som fx til (egen) undervisning, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af forlagsaftalen.
  2. Forskerne fraskriver sig herved som udgangspunkt en ret til at genbruge dele af deres værk i nye publikationer og i undervisningsmateriale, medmindre andet fremgår af forlagsaftalen. På nogle områder er det helt sædvanligt, at forskere genbruger fx metodebeskrivelser eller korte redegørelser for almindelige fænomener i flere forskningspublikationer. Det kan derfor anbefales, at det indføjes i forlagsaftalen, at forskere får indført en ret til at genbruge dele af værket i nye forskningspublikationer i overensstemmelse med reglerne om god videnskabelig praksis – og eventuelt også en ret til bruge hele værket eller dele heraf i (eget) undervisningsmateriale m.v.
  3. Hvis værket skal indgå i en artikelbaseret ph.d.-afhandling, bør den ph.d.-studerende sikre sig en udtrykkelig ret til at lade artiklen optrykke som en del af den ph.d.-afhandling, der indleveres til universitetet.

Forskernes øvrige forpligtelser

Når det gælder forskningspublikationer, vil forfatternes øvrige forpligtelser især angå følgende:

  1. Levering af et manuskriptet af en vis kvalitet
  2. Levering af tredjepartsmateriale (billeder, figurer, illustrationer m.v.), som skal indgå i værket
  3. Korrekturlæsning og udarbejdelse af eventuelle registre m.v.

Mange forlag stiller i denne forbindelse krav om, at forfatteren afgiver forskellige indeståelser (warranties). Det er vigtigt, at forskerne er opmærksomme på de forpligtelser, som følger heraf. UBVA har således set en række forlagsaftaler med meget vidtgående indeståelser.

Mens det er sædvanligt, at forskerne skal indestå for, at de selv har ophavsretten til deres værk (dvs. at de selv har skrevet manuskriptet uden at plagiere andre, se fx UBVA-aftalen (2010) § 2) og at den forskning, som værket angår, overholder god videnskabelig praksis, stiller nogle forlag krav om, at forskerne også indestår for fx følgende:

  1. At der foreligger alle fornødne rettigheder til eventuelt tredjepartsmateriale (illustrationer, figurer, billeder m.v.), som indgår i værket
  2. At alle citater er lovlige
  3. At en udgivelse af værket også i øvrigt vil være lovlig i alle de lande, hvor udgivelse påtænkes at finde sted. Her henvises ofte til nationale regler om injurier, racisme m.v. – dvs. det, der normalt betegnes “ytringsfrihedens grænseer”, jf. Forskerportalens artikel om formidling og ytringsfrihed.

I aftaler om redaktionelt arbejde (editorship) har UBVA set kontrakter, der pålægger redaktører et urimeligt vidtgående ansvar for de enkelte forfatteres bidrag, herunder et objektivt ansvar for at ingen bidragyder til det pågældende værk begår plagiat m.v.

Sådanne indeståelser bør altid overvejes nøje, da forskerne risikerer at kunne gøres personligt ansvarlige, hvis der efter publicering måtte opstå tvister herom. UBVA har således set aftaler, hvorefter forskerne skal afholde forlagets udgifter til at håndtere sager om påståede ulovligheder af den ovennævnte art (uanset om der er noget galt med manuskriptet eller ej). Dette er selvsagt helt urimeligt.

Ved indgåelse af en forlagsaftale påtager forfatterne sig normalt en vis loyalitetspligt over for forlaget, medmindre andet udtrykkeligt aftales. Denne loyalitetspligt kan således gælde, uanset den ikke fremgår eksplicit af forlagsaftalen. I UBVA-aftalen (2010) er loyalitetspligten udtrykt således i aftalens § 15:

”… I det omfang det direkte konkurrerer med forlagets rettigheder, må forfatteren ikke uden forlagets tilladelse offentliggøre værket i uændret form i sin helhed eller for en større dels vedkommende, herunder i dagblade, tidsskrifter, på digitale netværk mv. Forfatteren må heller ikke udgive et andet værk, der direkte konkurrerer med det værk, denne aftale vedrører, og underminerer forlagets muligheder for at afsætte det.”

Denne formulering må antages at afspejle den loyalitetspligt, der som udgangspunkt gælder i alle forlagsaftaler, der reguleres af dansk ret.

Krav til udgivelse af værket

Forlagets forpligtelser består først og fremmest i at publicere værket. Det bør fremgå klart, hvordan og hvornår publicering nærmere skal ske.

Ved bogudgivelser kan det være hensigtsmæssigt at præcisere krav til udgivelseskvalitet (layout, papirkvalitet, krav til bogindbinding m.v.). Det kan være hensigtsmæssigt at stille krav om, at forskerne skal godkende endeligt layout inden tryk.

Nogle forlagsaftaler giver forlaget ret til at ændre i manuskriptet, herunder også i fx et værks titel, uden krav om, at sådanne ændringer skal godkendes af forskerne. Sådanne bestemmelser bør normalt ikke accepteres.

Nogle forlagsaftaler overlader det til forlaget at afgøre, hvordan udgivelse nærmere skal ske, således at det efter omstændighederne kan ske på ethvert subforlag (eller måske et helt andet forlag) end det, som forskerne forventer. En bestemmelse herom kan se således ud: “The Publishers may publish and distribute the Work under any of its imprints.” En sådan bestemmelse bør normalt ikke accepteres i aftaler om udgivelse af forskningspublikationer. For forskere kan det jo således være helt afgørende, at udgivelse sker på et bestemt forlag. UBVA-aftalen (2010) indeholder således en modsat bestemmelse i § 18:

“Forlaget er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder efter denne aftale, medmindre rettighederne overdrages sammen med hele forlaget eller en fagligt afgrænset del heraf. Forlaget vedbliver at være ansvarlig for, at aftalen med forfatteren bliver opfyldt.”

Royalties

Hvis publicering er betinget af udbetaling af royalty, skal dette reguleres nærmere i aftalen. Der skal herved blandt andet tages stilling til følgende spørgsmål:

  1. Beregning af royalty. Der kan blandt andet aftales en “bestseller-klausul”, således at forfatterne får en højere royaltysats, hvis værket sælger bedre end forventet.
  2. Udbetaling af royalty. Skal der udbetales et forskudshonorar? Hvor ofte der skal ske afregning af royalty?
  3. Forskernes muligheder for at efterprøve royaltyopgørelser

Hvis forlagsaftalen er reguleret af dansk ret, har forskerne krav på en årlig royaltyopgørelse og krav på indsigt i beregning af royalties, jf. nærmere ophavsretslovens § 57.

UBVA-aftalen (2010) indeholder en række eksempler på, hvordan royaltybetalinger kan reguleres, se aftalens §§ 24-29.

Når det gælder papirudgivelser, vil forskerne ofte modtage et antal frieksemplarer og eventuelt have ret til at købe yderligere papireksemplarer til en nedsat pris. Når det gælder udgivelser i digital form, kan forskerne have en interesse i at modtage en digital version af det udgivne værk.

Flere forfattere

Er der flere forfattere skal der blandt andet tages stilling til forfatterrækkefølge og fordeling af royalties for det udgivne værk. Se blandt andet § 17 i UBVA-aftalen (2010).

Når der er flere forfattere til en forskningspublikation, vil forlaget ofte stille krav om, at én forfatter påtager sig at repræsentere alle forfattere i forhold til forlaget (ofte benævnt corresponding author). Nogle forlag stiller nu også krav om, at én forfatter indestår for, at forskningen er gennemført i overensstemmelse med god videnskabelig praksis (ofte benævnt guarantorship). Læs mere om de forskellige forfatterroller i Forskerportalens artikel om forfatterskaber.

Nye udgaver af værket

Hvis opdatering af værket kan komme på tale (fx en ny udgave af en bog), skal der tages stilling til vilkårene for dette. Skal forlaget hhv. forfattere kunne kræve, at der laves en ny udgave af værket? Hvad sker der, hvis en medforfatter ikke kan eller vil bidrage? Og hvad sker der, hvis forlaget ikke ønsker at udgive en ny udgave?

UBVA-aftalen (2010) indeholder i § 13 et eksempel på, hvordan dette kan reguleres.

Påtaleret

En god forlagsaftale bør forholde sig til forlagets og forfatternes rettigheder og forpligtelser i tilfælde, hvor udgivelsen udsættes for ophavsretskrænkelse. Nogle forlagsaftaler foreskriver, at det alene er forlaget, der skal kunne skride ind over for sådanne krænkelser. Sådanne bestemmelser er uhensigtsmæssige, fordi det kan vise sig, at forlaget enten ikke kan eller vil gribe ind over for krænkelser, som skader forfatterne.

UBVA-aftalen (2010) er derfor baseret på, at både forlag og forfattere har ret til at skride ind over for ophavsretskrænkelser, jf. aftalens § 31:

“Hvis tredjemand krænker ophavsretten til værket, kan både forlaget og forfatteren påtale og retsforfølge krænkelsen i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.”

Makulering af restoplag

Ved udgivelse af værker i trykt form bør forlaget ikke kunne makulere et restoplag uden først at have tilbudt forfatteren at afhente restoplaget. Dette er reguleret således i UBVA-aftalen (2010), § 30:

“Forlaget skal orientere forfatteren inden en evt. makulering af restoplag. Inden makulering skal forfatteren have lejlighed til gratis at afhente de eksemplarer, vedkommende ønsker.”